Immer up to date mit der epostbox
Wenn Routine plötzlich hinterfragt wird
Kein Problem mehr.
Es gibt diese Momente im Arbeitsalltag, in denen man plötzlich merkt: So wie bisher, muss es eigentlich nicht sein. Für die Sömmerdaer Energieversorgung GmbH war es kein großes Digitalisierungsprojekt, kein monatelanger Transformationsprozess. Es war ein einzelner Versand. 700 Briefe. Ein Großkunde. Und eine einfache Frage: Warum eigentlich so kompliziert?
Wenn Dokumentenversand zur Belastung wird
Als regionaler Energieversorger in Sömmerda verschickt die Sömmerdaer Energieversorgung GmbH täglich wichtige Dokumente an ihre Kundinnen und Kunden – klassisch per Brief. Besonders zum Jahresbeginn wird das spürbar: Stichtagsabrechnung, Januar bis März rund 20.000 Sendungen, unterjährig etwa 1.000 Briefe pro Monat. Mehrere Mitarbeitende waren allein damit beschäftigt, den Versand organisatorisch zu bewältigen. Wie viel Zeit genau das kostete, ließ sich kaum beziffern, aber jeder wusste: Es war viel.
Das eigentliche Problem war nicht die Menge
Die größte Herausforderung lag nicht im Drucken oder Kuvertieren. Sie lag in der fehlenden Flexibilität. Ein Versand an Großkunden konnte nicht gesammelt erfolgen. Stattdessen mussten hunderte Einzelsendungen erstellt werden. Was das bedeutete: unnötige Portokosten, unnötiger manueller Aufwand, unnötige Komplexität. Kurz gesagt: Ein Prozess, der gewachsen war, aber nicht mehr passte.
Ein Wechsel ohne großes Projekt
Die Einführung der epostbox verlief reibungslos. Keine lange Umstellung, kein kompliziertes Onboarding. „Ohne großen Aufwand” – so beschreibt das Unternehmen den Start. Und genau darin lag der Unterschied: Der Fokus lag nicht auf der Technik, sondern auf Entlastung im Alltag.
Schon nach kurzer Zeit zeigte sich: der zeitliche Aufwand sank, die Kosten gingen zurück, der Versand wurde flexibler. Das Team nahm die neue Lösung sehr positiv auf – vor allem, weil sich Dinge plötzlich einfacher lösen ließen als zuvor.
Der Moment, in dem alles klar wurde
Was sich durch den Einsatz der epostbox verändert hat, lässt sich nicht nur in Zahlen messen.
Es zeigt sich vor allem im Arbeitsalltag: weniger manuelle Schritte, weniger Abstimmung, weniger Sonderfälle, mehr Kontrolle über den Versandprozess. Digitale Entlastung bedeutet hier nicht „alles neu“, sondern sinnvoll organisiert.
Auf die Frage, ob die epostbox weiterempfohlen wird, fällt die Antwort eindeutig aus: „Ja, weil sie eine moderne, sichere und effiziente Lösung für den digitalen Postausgang bietet”, sagt das Team der Sömmerdaer Energieversorgung GmbH.
Digitalisierung, die sich richtig anfühlt
Die Geschichte der Sömmerdaer Energieversorgung GmbH zeigt: Digitale Prozessoptimierung muss nicht laut sein. Sie muss vor allem funktionieren. Nicht durch große Versprechen, sondern durch kleine, konkrete Verbesserungen im Alltag wird spürbar, was Digitalisierung leisten kann: weniger manueller Aufwand, geringere Kosten, mehr Übersicht und Flexibilität, Manchmal reicht ein einziger Moment, um zu erkennen, dass Arbeit einfacher sein darf und digitale Entlastung kein Schlagwort, sondern gelebte Praxis ist.
Ihr nächster Schritt:
Lassen Sie sich beraten.
Als digital sherpas begleiten wir Sie auf dem Weg vom klassischen Versand hin zu einem volldigitalisierten Austausch.
