Häufige Fragen zur epostbox

Die epostbox ist eine digitale Versandplattform für physische Geschäftspost. Unternehmen können ihre Geschäftsbriefe oder Serienbriefe einfach online hochladen. Nach dem Upload übernimmt die epostbox den gesamten Prozess – vom professionellen Druck über das Kuvertieren und Frankieren bis hin zur postalischen Zustellung durch die Deutsche Post. Mit dieser Hybridpost-Lösung digitalisieren Sie Ihren Postausgang, sparen Zeit und reduzieren manuelle Arbeitsschritte. Die epostbox ist damit die effiziente und sichere Lösung, um Ihre Geschäftspost digital zu übermitteln und zuverlässig per Brief zustellen zu lassen.

Die epostbox macht den Versand Ihrer Geschäftspost einfach und effizient. Sie erstellen Ihre Briefe wie gewohnt in Ihrer Textverarbeitung und übertragen die Dokumente anschließend per Druckfunktion oder Datei-Upload direkt in die epostbox. Dort können Sie Ihre Versandoptionen ganz einfach individuell festlegen. Ihre Dokumente werden verschlüsselt übertragen und automatisch gedruckt, gefalzt, kuvertiert und frankiert. Ihre fertigen Briefe übergeben wir zur Zustellung an die Deutsche Post. Den Produktionsstatus können Sie jederzeit in der epostbox einsehen. So übermitteln Sie Ihre Geschäftspost vollständig digital – ohne selbst drucken, kuvertieren oder zur Post gehen zu müssen.

Die epostbox eignet sich für alle Unternehmen und Organisationen, die regelmäßig Briefe oder Geschäftsdokumente versenden – unabhängig von Größe oder Branche. Besonders profitieren Betriebe mit hohem Postaufkommen, wie Versicherungen, Banken, Kanzleien, Verwaltungen, Energieversorger, Inkassounternehmen oder Kommunen. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können ihre Geschäftspost mit der epostbox einfach digital abwickeln – ohne eigene Druck- und Versandinfrastruktur. Durch die digitale Übermittlung und automatisierte Verarbeitung spart Ihr Unternehmen Zeit, Kosten und Personalressourcen, während die Deutsche Post für eine zuverlässige physische Zustellung sorgt.

Nein, die epostbox richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Organisationen und öffentliche Einrichtungen. Die Plattform wurde speziell für den digitalen Versand von Geschäftspost entwickelt und ist auf professionelle Anforderungen, höhere Versandvolumina und automatisierte Abläufe im Hybridpost-Verfahren ausgelegt. Privatpersonen können die epostbox daher derzeit nicht nutzen.

Die epostbox bietet Unternehmen eine moderne und effiziente Alternative zum klassischen Briefversand. Statt Dokumente manuell zu drucken, zu kuvertieren und zur Post zu bringen, übermitteln Sie Ihre Geschäftspost digital an die epostbox. Dort werden Ihre Briefe automatisch gedruckt, gefalzt, frankiert und über die Deutsche Post zuverlässig zugestellt. Das spart Zeit, Kosten und Personalaufwand und reduziert Fehlerquellen im Postausgang. Indem Sie Ihren gesamten Prozess vollständig digital abbilden, optimieren Sie interne Abläufe und schaffen eine nachhaltige, sichere und revisionssichere Lösung für Ihren täglichen Briefversand.

Nein, Sie können die epostbox ganz einfach direkt im Browser nutzen – ohne Installation, Download oder Einrichtung. Melden Sie sich online an, laden Sie Ihre Dokumente hoch und nutzen Sie alle Funktionen sofort, egal wo Sie sind. Alternativ steht Ihnen die epostbox App auch als installierbare Version für Windows, macOS und Linux zur Verfügung. Für größere Umgebungen gibt es spezielle Varianten für Windows Terminal Server und Print Server, die sich nahtlos in bestehende IT-Strukturen integrieren lassen. So bleibt die epostbox flexibel und passt sich optimal an Ihre Arbeitsumgebung an.

Hybridpost verbindet den digitalen Versand von Dokumenten mit der physischen Zustellung als Brief. Sie übermitteln Ihre Geschäftspost digital an eine zentrale Plattform wie die epostbox. Dort werden die Dokumente automatisch gedruckt, gefalzt, kuvertiert, frankiert und anschließend über die Deutsche Post zugestellt.
So sparen Unternehmen Zeit, Papier und manuelle Arbeitsschritte – und behalten gleichzeitig die Vorteile des klassischen Briefversands. Hybridpost ist damit die effiziente Lösung, um den Postausgang zu digitalisieren und den Versandprozess vollständig zu automatisieren.

Der digitale Dokumentenupload in die epostbox ist einfach und sicher. Sie erstellen Ihre Briefe wie gewohnt in Ihrer Textverarbeitung und übertragen die fertigen Dokumente direkt an die epostbox– entweder über die Druckfunktion oder per Datei-Upload.  Ihre Dateien werden dabei verschlüsselt übertragen.  Anschließend können Sie Briefpapier, Signatur und Versandoptionen auswählen. Der gesamte Prozess ist benutzerfreundlich gestaltet und vollständig DSGVO-konform.

Nach dem Hochladen Ihres Dokuments können Sie in der epostbox zunächst alle gewünschten Versandoptionen festlegen – etwa, ob Ihr Brief farbig oder in Schwarz-Weiß, einseitig oder beidseitig gedruckt werden soll. Anschließend startet die automatisierte Produktion: Ihr Dokument wird verschlüsselt übertragen, anschließend gedruckt, gefalzt, kuvertiert und frankiert. Wir übergeben die fertige Sendung an die Deutsche Post zur physischen Zustellung. Der gesamte Prozess läuft digital, sicher und effizient – von der Übermittlung bis zur Zustellung beim Empfänger.

Den Druck, das Kuvertieren und die Frankierung Ihrer Briefe übernimmt die epostbox in Zusammenarbeit mit zertifizierten Druckpartnern in Deutschland. Alle Verarbeitungsschritte erfolgen automatisiert und nach höchsten Qualitäts- und Datenschutzstandards. Ihre Dokumente werden sicher verschlüsselt übertragen, professionell gedruckt und über die Deutsche Post zuverlässig zugestellt. Dadurch läuft der gesamte Versandprozess effizient, nachvollziehbar und DSGVO-konform – ohne manuelles Eingreifen Ihrerseits.

Ja, jeder über die epostbox versendete Brief wird physisch zugestellt. Sie übermitteln Ihr Dokument digital an die epostbox, wo es automatisch gedruckt, gefalzt, kuvertiert und frankiert wird. Anschließend wird die Sendung über die Deutsche Post als klassischer Brief an den Empfänger ausgeliefert. Der Empfänger erhält somit einen echten, postalisch zugestellten Brief – nicht eine E-Mail oder digitale Nachricht. So kombiniert die epostbox die Vorteile des digitalen Versands mit der Verlässlichkeit der physischen Zustellung.

Die epostbox ist keine elektronische Zustellplattform, sondern eine Hybridpost-Lösung.
Bei De-Mail oder dem elektronischen Behördenpostfach (eBO) erfolgt die Zustellung vollständig digital – Sender und Empfänger kommunizieren über digitale Postfächer. Die epostbox dagegen verbindet den digitalen Versand mit der physischen Zustellung: Sie übermitteln Ihre Dokumente online, und die epostbox übernimmt Druck, Kuvertierung, Frankierung und den postalischen Versand über die Deutsche Post. Damit ist epostbox ideal für Unternehmen, die ihre Geschäftspost digital vorbereiten, aber weiterhin als echten Brief zustellen lassen möchten.

Die Verarbeitung Ihrer Briefe erfolgt in spezialisierten Partnerdruckzentren innerhalb Deutschlands, die auf Geschäftspost und Hybridpost-Verfahren ausgerichtet sind. Diese Standorte arbeiten nach zertifizierten Sicherheits- und Datenschutzstandards und garantieren eine hochwertige Druckqualität, schnelle Verarbeitung und höchste Datensicherheit.

Nach der automatisierten Verarbeitung übergeben wir Ihre Briefe direkt an die Deutsche Post.
Die Zustellung erfolgt anschließend physisch und flächendeckend – genauso wie beim klassischen Briefversand.
Dadurch profitieren Sie von der Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit der Deutschen Post, kombiniert mit der digitalen Effizienz der epostbox.

Ihre Dokumente werden produziert und an die Deutsche Post übergeben. Die Zustellung erfolgt gemäß den üblichen Laufzeiten der Deutschen Post. So versenden Sie Ihre Geschäftspost effizient und planbar – ohne selbst zur Post zu gehen.

In der epostbox sehen Sie jederzeit, wenn sich Ihre Dokumente in Produktion befinden – also gedruckt, gefalzt, kuvertiert und frankiert werden. Nach der Übergabe an die Deutsche Post ist keine Live-Sendungsverfolgung möglich, da die Briefe wie normale Geschäftspost behandelt werden. Eine Ausnahme bilden Einschreiben und Postzustellungsaufträge: Für diese Sendungsarten stellt die Deutsche Post eine Sendungsverfolgung bereit, die Sie über die epostbox abrufen können. So behalten Sie stets den Überblick über Ihre laufenden Versandprozesse.

Wenn ein Brief nicht zugestellt werden kann, wird er an den Absender zurückgesendet.

Ja, die epostbox unterstützt sowohl den Sammelversand als auch Serienbriefe – ideal für Unternehmen und Organisationen mit regelmäßigem Versand größerer Dokumentenmengen. Über SFTP-Uploads oder die REST-API können Sie mehrere Briefe automatisch und sicher an die epostbox übertragen. Alle Dokumente werden anschließend verarbeitet, gedruckt, kuvertiert, frankiert und über die Deutsche Post zugestellt.

Die Kosten für den Briefversand über die epostbox richten sich nach Ihrem tatsächlichen Versandvolumen und den gewählten Versandoptionen wie Farbe, Duplexdruck oder Sendungsart. Die Preisberechnung erfolgt dynamisch und nutzungsabhängig – Sie zahlen also nur für das, was Sie tatsächlich versenden.

Ja, die epostbox arbeitet mit einer dynamischen Preisstaffel, die sich automatisch an Ihr Versandvolumen anpasst.
Je mehr Sendungen Sie über die epostbox versenden, desto günstiger wird der Einzelpreis pro Brief.
So profitieren Unternehmen, Behörden und Organisationen von transparenten Mengenrabatten – ganz ohne individuelle Vertragsverhandlungen oder Mindestmengen.

Nein, bei der epostbox sind Druck-, Kuvertier- und Frankierkosten bereits im Gesamtpreis enthalten. Es gibt keine versteckten Zusatzgebühren – der angezeigte Preis umfasst den gesamten Produktions- und Versandprozess, inklusive Material- und Portokosten. Das sorgt für volle Kostentransparenz bei jeder Sendung.

Für die Nutzung der epostbox stehen Ihnen zwei Zahlungsmethoden zur Verfügung: Sie können entweder die SEPA-Lastschrift nutzen, bei der die angefallenen Versandkosten monatlich gesammelt abgebucht werden, oder Sie laden ein Prepaid-Guthaben auf. So wählen Sie flexibel die Zahlungsart, die am besten zu Ihrem Bedarf passt.

Nein, die Nutzung der epostbox ist  ohne Vertragslaufzeit möglich. Sie zahlen ausschließlich für die tatsächlich versendeten Briefe – keine Mindestmengen, keine versteckten Kosten. Das macht die epostbox besonders flexibel und attraktiv für Unternehmen jeder Größe.

Beim Upload werden Ihre Dokumente über eine TLS 1.3-verschlüsselte Verbindung übertragen – dieselbe Technologie, die auch beim Online-Banking verwendet wird. Dadurch sind Ihre Daten während der gesamten Übermittlung vollständig vor unbefugtem Zugriff geschützt. Zusätzlich werden alle Dokumente nur innerhalb der gesicherten epostbox-Infrastruktur in Deutschland verarbeitet und nach strengen Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien behandelt.

Sie können selbst festlegen, wie lange Ihre Dokumente in der epostbox gespeichert bleiben. In den Einstellungen wählen Sie individuell eine Speicherfrist zwischen einem Tag und bis zu zehn Jahren.
Nach Ablauf des gewählten Zeitraums werden die Daten automatisch und sicher gelöscht – selbstverständlich DSGVO-konform und nach höchsten Sicherheitsstandards.

Alle Server und Druckstandorte der epostbox befinden sich in Deutschland. Damit unterliegen sämtliche Datenverarbeitungsprozesse den strengen deutschen und europäischen Datenschutzgesetzen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren und Druckbetrieben, die nach DSGVO-Standards arbeiten. So bleiben Ihre Daten sicher und werden jederzeit rechtskonform verarbeitet.

Ja, die epostbox ist vollständig DSGVO-konform. Sämtliche Prozesse – von der Datenübertragung über die Verarbeitung bis zur Zustellung – entsprechen den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb Deutschlands, und alle Daten werden verschlüsselt und sicher übertragen.

Alle an der Verarbeitung beteiligten Dienstleister sind an das gesetzlich verankerte Postgeheimnis gebunden und erfüllen die Anforderungen der DSGVO. Zudem werden alle Vorgänge gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen durchgeführt.

Ja, die epostbox lässt sich nahtlos in bestehende Systeme wie ERP-, CRM- oder DMS-Lösungen integrieren. Über standardisierte Schnittstellen und automatisierte Upload-Prozesse können Sie Ihre Dokumente direkt aus Ihren Anwendungen an die epostbox übergeben. So wird der Versand Ihrer Geschäftspost vollständig digitalisiert und in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe eingebunden – sicher, effizient und ohne manuelle Zwischenschritte.

Ja, die epostbox bietet eine REST-API für den automatisierten Versand von Briefen. Damit können Sie große Dokumentenmengen direkt aus Ihren Systemen übermitteln und verarbeiten lassen – schnell, sicher und ohne manuelle Eingriffe. Zusätzlich stehen SFTP-Uploads als alternative Anbindungsmöglichkeit zur Verfügung, um hybride Postprozesse noch effizienter zu gestalten.

Die epostbox funktioniert ohne Installation direkt im Browser – Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und einen aktuellen Webbrowser. Für den automatisierten Versand können Sie zusätzlich Schnittstellen wie Rest-API oder SFTP nutzen. Damit ist die epostbox auf jedem Arbeitsplatz und in jeder IT-Umgebung sofort startklar.

Sie können sich jederzeit auf epostbox.de registrieren und erhalten zum Start automatisch 5 Euro Guthaben, mit dem Sie die epostbox in Ruhe testen können. Nachdem das Startguthaben aufgebraucht ist, entscheiden Sie ganz flexibel, ob Sie die epostbox weiter nutzen möchten.