6.500 Briefe?
Kein Problem mehr.
25.000 Menschen verlassen sich jeden Tag auf eine sichere Wasserversorgung – und beim Wasser- und Abwasserzweckverband Solling weiß man: Dafür muss alles stimmen. Ein engagiertes Team von 16 Mitarbeitenden, davon sieben in der Verwaltung, sorgt dafür, dass Technik, Service und Kommunikation reibungslos ineinandergreifen. Auch der Schriftverkehr spielt dabei eine zentrale Rolle. Denn wer regelmäßig Abrechnungen, Eigentümerwechsel oder Mahnungen versendet, braucht vor allem eines: einen effizienten Versandprozess.
Rund 300 bis 400 Schreiben verlassen monatlich das Haus – im Januar, zur Abrechnungszeit, sind es sogar bis zu 6.500. „Gerade bei Serienbriefen oder großen Versandaktionen wurde es schnell unübersichtlich. Der Versand war zeitaufwendig – Überstunden inklusive”, erinnert sich das Team.
Der Umstieg auf die epostbox:
Einfach, schnell, effizient
Mit der epostbox kam die Entlastung. Die Einführung verlief reibungslos – verständliche Videoanleitungen und eine intuitive Installation machten den Start besonders einfach. Schon nach kurzer Zeit zeigte sich: Der Schritt in den digitalen Dokumentenversand zahlt sich aus.
„Wir sparen heute enorm viel Zeit – und damit natürlich auch Personalkosten“, berichtet das Team. Die epostbox hat nicht nur den Versand beschleunigt, sondern ihn auch strukturiert und transparent gemacht. Große Mengen? Kein Problem mehr. Das digitale Archiv sorgt zusätzlich für Überblick über alle Postausgänge.
Der Aha-Moment
Besonders bei Serienbriefen zeigte sich der große Vorteil: Die automatische Sortierung und Bündelung nach Empfängern machte den Versand deutlich effizienter.
„Das war der Moment, in dem wir dachten: Das lohnt sich wirklich!“, sagt das Team. „Diese Funktion spart uns enorm viel Zeit und sorgt für Ordnung – gerade in Hochphasen wie zum Jahreswechsel.“
Die epostbox hat den Briefversand beim Wasser- und Abwasserzweckverband Solling deutlich vereinfacht – von der Einführung bis zum täglichen Einsatz. Durch die gewonnene Effizienz spart das Team Zeit, Kosten und Nerven. Die positiven Erfahrungen überzeugen so sehr, dass die Lösung inzwischen auch an andere Kommunen weiterempfohlen wurde.
Ihr nächster Schritt:
Lassen Sie sich beraten.
Als digital sherpas begleiten wir Sie auf dem Weg vom klassischen Versand hin zu einem volldigitalisierten Austausch.
