900 Briefe? Jetzt in
Minuten statt Stunden
Wie können Verwaltungen ihre Versandprozesse spürbar vereinfachen? Die Samtgemeinde Gieboldehausen im Landkreis Göttingen zeigt, wie es geht: Rund 13.500 Einwohnerinnen und Einwohner, zehn Mitgliedsgemeinden und ein Verwaltungsteam von etwa 50 Mitarbeitenden – und jeden Monat knapp 900 Sendungen, die zuverlässig verschickt werden müssen.
Früher war das mit erheblichem Aufwand verbunden. Jeder Brief musste einzeln ausgedruckt, teilweise unterschrieben, gefaltet, kuvertiert und frankiert werden. Anschließend landeten alle Schreiben in einer zentralen Postbox, die täglich vom Postdienstleister abgeholt wurde. Terminabsprachen waren dabei an der Tagesordnung – ebenso wie eine starke Abhängigkeit von verfügbarem Personal. Fiel jemand aus, war der Versand nicht immer sichergestellt.
Die epostbox sorgt für Entlastung
Gesucht wurde eine Lösung, die den Postversand spürbar entlastet – ohne komplizierte Technik oder aufwändige Umstellungsprozesse. Besonders wichtig war eine einfache Bedienbarkeit, absolute Zuverlässigkeit auch bei Serienbriefen und größeren Aktionen sowie eine echte Zeitersparnis im Alltag.
Mit der epostbox ließ sich all das schnell und unkompliziert umsetzen. Nach einer kurzen Schulung konnte das Team direkt loslegen. Besonders geschätzt wurden die intuitive Handhabung und die persönliche Betreuung durch das epostbox-Team.
Ergebnisse, die im Alltag spürbar sind
Heute läuft der gesamte Versandprozess vollständig digital – ohne Papier, ohne Kuvertieren und ohne feste Abholtermine. Ein Massenversand, der früher mehrere Stunden in Anspruch nahm, ist nun in wenigen Minuten erledigt. Bei größeren Aktionen spart die Verwaltung dadurch mehrere Stunden pro Woche – Zeit, die nun für Bürgeranliegen und wichtige Aufgaben genutzt werden kann.
Der Effekt ist deutlich: Die manuelle Bearbeitung entfällt, Absprachen mit dem Postdienstleister sind nicht mehr notwendig, und das Team arbeitet deutlich flexibler. Auch die Integration ins bestehende Dokumentenmanagement-System verlief reibungslos und ohne technischen Mehraufwand.
„Routineaufgaben wie Drucken und Kuvertieren entfallen komplett – dadurch bleibt endlich mehr Zeit für das, was wirklich zählt.“ (Samtgemeinde Gieboldehausen)
Ein echter Gewinn für Verwaltung & Bürger
Mit der epostbox hat die Samtgemeinde Gieboldehausen einen großen Schritt in Richtung digitaler Verwaltung gemacht. Die Einführung verlief problemlos, die Lösung wurde schnell akzeptiert und ist heute fester Bestandteil im Alltag der Verwaltung. Das Ergebnis: weniger Aufwand, mehr Effizienz – und ein klarer Gewinn für Mitarbeitende wie Bürgerinnen und Bürger.
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Ihr nächster Schritt:
Lassen Sie sich beraten.
Als digital sherpas begleiten wir Sie auf dem Weg vom klassischen Versand hin zu einem volldigitalisierten Austausch.
