Geschäftspost digitalisiert. 3.000 € im Monat gespart.
Was passiert, wenn Rechnungen verspätet beim Empfänger ankommen? Für die Charleston Holding GmbH, die 55 Pflegeeinrichtungen mit rund 4.400 Bewohnern betreibt, war das lange Alltag. Immer wieder führten verspätete Briefe zu Beschwerden, Verzögerungen und unnötigem Mehraufwand in der Verwaltung. Eine Lösung musste her – und sie kam mit der epostbox: einer Hybridpost-Lösung, die digitale Prozesse, zeitnahe Produktion und maximale Sicherheit miteinander vereint.
Die Herausforderung: 6.000 Sendungen pro Monat
Monatlich verschickt die Charleston Holding GmbH rund 6.000 Dokumente – darunter Rechnungen, Mahnungen und Ankündigungen mit Anhängen.
Der bisherige Versandprozess war jedoch unzuverlässig, langsam und fehleranfällig. Mit der epostbox wurde eine Lösung eingeführt, die Dokumente sofort nach dem Upload verarbeitet und automatisiert in den Versand bringt – inklusive Druck, Kuvertierung, Frankierung und Übergabe an die Deutsche Post. So wurde der komplette Geschäftsbriefversand digitalisiert, ohne Medienbruch – von der Rechnung bis zur Mahnung.
Einfache Einführung in den Arbeitsalltag
Die Umstellung verlief unkompliziert. Nach einer kurzen Schulung konnte das Team sofort starten – und die Versandprobleme gehörten der Vergangenheit an. Inzwischen läuft der Großteil der Geschäftspost über die epostbox. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Die Charleston Holding GmbH spart monatlich zwischen 2.000 und 3.000 Euro und profitiert von zuverlässigen Bearbeitungszeiten. Beschwerden von Empfängern, die früher regelmäßig auftraten, sind nahezu vollständig verschwunden.
„Die mitgeteilten Bearbeitungszeiten werden wirklich eingehalten – und das bei deutlich geringeren Kosten. Ein Gewinn auf ganzer Linie.“ (Charleston Holding GmbH)
Schnell starten, direkt profitieren
Aus der erfolgreichen Zusammenarbeit lässt sich klar ableiten, dass die Digitalisierung der Post deutlich unkomplizierter ist, als viele Unternehmen vermuten – und schon nach kurzer Zeit messbare Ergebnisse liefert. Die Charleston Holding GmbH hat mit der epostbox einen Partner gefunden, der nicht nur Kosten reduziert, sondern auch stabile Abläufe schafft und den Verwaltungsalltag spürbar erleichtert.
Möchten Sie herausfinden, wie Ihre Einrichtung ebenfalls von der epostbox profitieren kann? Dann lassen Sie sich jetzt unverbindlich beraten – und bringen Sie den Versand Ihrer Geschäftspost in die digitale Zukunft.
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Als digital sherpas begleiten wir Sie auf dem Weg vom klassischen Versand hin zu einem volldigitalisierten Austausch.
