Immer up to date mit der epostbox
Ein Klick statt sieben Arbeitsschritte
Kein Problem mehr.
Ein Brief in der Immobilienverwaltung ist selten nur ein Brief. Bevor ein Schreiben den Empfänger erreicht, durchläuft es meist eine ganze Reihe von Arbeitsschritten: erstellen, ausdrucken, unterschreiben, eventuell wieder einscannen, kuvertieren, frankieren und schließlich der Weg zum Briefkasten.
Auch bei der Stadtbau GmbH Dachau gehörte dieser Ablauf lange Zeit zum Alltag. Heute sieht das anders aus. Mit der epostbox hat das Unternehmen seinen Dokumentenversand neu organisiert und dabei überraschend viel Zeit gewonnen.
Ein kommunales Wohnungsunternehmen mit vielen Dokumenten
Die Stadtbau GmbH Dachau mit Sitz in Dachau ist in der Immobilienbranche tätig und beschäftigt 23 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Unternehmen kümmert sich um Neubauprojekte, Instandhaltung und Modernisierung sowie um die Verwaltung von Mietshäusern im öffentlich geförderten Wohnungsbau.
Damit verbunden ist eine kontinuierliche Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern und Partnern. Im Durchschnitt versendet das Unternehmen rund 100 Einzelbriefe pro Monat. Rundschreiben kommen zusätzlich hinzu und können – je nach Wohnanlage – eine deutlich größere Anzahl von Empfängern erreichen.
Eine unkomplizierte Einführung
Die Umstellung auf die epostbox verlief bei der Stadtbau GmbH Dachau unkompliziert. Das System ließ sich schnell integrieren und wurde vom Team von Anfang an gut angenommen.
Besonders positiv bewertet wurde die einfache Bedienung und die übersichtliche Darstellung der Anwendung. Die Mitarbeitenden konnten sich schnell damit vertraut machen, sodass die neue Lösung rasch Teil des Arbeitsalltags wurde.
Der Moment, in dem der Unterschied spürbar wurde
Der eigentliche Aha-Moment kam mit der neuen Flexibilität im Arbeitsalltag. Früher bedeutete ein fertig bearbeiteter Vorgang im Homeoffice noch lange nicht, dass er auch abgeschlossen war. Der Brief musste erst am nächsten Tag im Büro ausgedruckt und für den Versand vorbereitet werden. Mit der epostbox hat sich das grundlegend geändert. Schreiben können nun direkt digital übertragen werden – unabhängig davon, ob man im Büro oder im Homeoffice arbeitet.
Ein Mitarbeiter beschreibt diesen Moment so: „Da nun Briefversand im Homeoffice möglich ist, kann der bearbeitete Sachverhalt auch direkt abgeschlossen werden. Es muss nicht mehr bis zum nächsten Tag gewartet werden.“
Weniger Aufwand, mehr Zeit
Die Auswirkungen zeigen sich heute ganz konkret im Arbeitsalltag. Pro Brief spart das Unternehmen durchschnittlich rund zehn Minuten Arbeitszeit. Gleichzeitig entfallen mehrere Arbeitsschritte vollständig, denn Drucken, Kuvertieren und Frankieren gehören nun der Vergangenheit an.
Neben der Zeitersparnis profitiert die Stadtbau GmbH Dachau auch von einer digitalen Ablage des gesamten Schriftverkehrs sowie von einem geringeren Papierverbrauch und reduzierten Materialkosten.
Für das Team steht deshalb fest, dass sich diese Umstellung gelohnt hat.
„Die epostbox sorgt für eine deutlich spürbare Erleichterung im Arbeitsalltag. Wir würden sie jederzeit weiterempfehlen.“
Ihr nächster Schritt:
Lassen Sie sich beraten.
Als digital sherpas begleiten wir Sie auf dem Weg vom klassischen Versand hin zu einem volldigitalisierten Austausch.
