Immer up to date mit der epostbox
Effizienter Dokumenten-versand trotz hoher Volumen
Kein Problem mehr.
Tausende Briefe, enge Fristen, hoher manueller Aufwand – für viele Energieversorger ist der Dokumentenversand ein echter Zeitfresser. Die Energie Mittelsachsen GmbH zeigt, wie sich dieser Prozess grundlegend verändern lässt. Mit der Einführung der epostbox wurde aus einem komplexen Versandprozess ein schlanker, transparenter Workflow – mit messbarem Erfolg.
Hohe Versandmengen, viele manuelle Schritte
Das Unternehmen Energie Mittelsachsen GmbH beschäftigt 135 Mitarbeitende und ist in den Bereichen Energie-, Telekommunikations- und Wärmeversorgung tätig. Entsprechend hoch war der tägliche Dokumentenversand: Von Rechnungen und Serienbriefen über Kundenanschreiben und Geschäftskorrespondenz bis hin zu Liefer- und Kundenverträgen, Preisanpassungen, Abschlagsänderungen sowie Ratenvereinbarungen und Zählerstandsabfragen. Insgesamt werden heute rund 30.000 Dokumente über die epostbox versendet.
Vor der Digitalisierung war dieser Prozess stark manuell geprägt – rund 15 Mitarbeitende waren regelmäßig mit Drucken, Sortieren, Kuvertieren und Frankieren der Sendungen beschäftigt.
Technik am Limit, Prozesse zu langsam
Trotz Kuvertier- und Frankiermaschine blieb der Aufwand hoch. Besonders problematisch war die händische Zusammenführung von Anschreiben und Anlagen. Die vorhandene Technik stieß schnell an ihre Grenzen – Wartung, Fehleranfälligkeit und fehlende Flexibilität machten den Prozess ineffizient.
Die Lösung: ein digitaler Versandprozess, der zuverlässig skaliert und den Arbeitsalltag wirklich entlastet.
Die epostbox: schnell akzeptiert, einfach umgsetzt
Die Einführung der epostbox verlief bei der Energie Mittelsachsen GmbH reibungslos und ohne größeren organisatorischen Aufwand. Eine strukturierte Schulung sowie das intuitive, selbsterklärende Layout sorgten dafür, dass sich das Team schnell im neuen System zurechtfand. Bereits nach kurzer Zeit konnte produktiv gearbeitet werden – ohne lange Einarbeitungsphasen oder Widerstände im Arbeitsalltag.
Spürbare Effekte im Alltag: 80 % Zeitersparnis
Schon kurz nach der Einführung der epostbox zeigten sich im Arbeitsalltag der Energie Mittelsachsen GmbH deutliche Verbesserungen. Der Zeitaufwand im Dokumentenversand konnte um rund 80 Prozent reduziert werden, gleichzeitig sanken die Kosten im Vergleich zu Druck und Porto spürbar.
Auch der Materialeinsatz ging deutlich zurück, da weniger Papier, Toner und Briefumschläge benötigt werden. Zusätzlich sorgte das digitale Versandverfahren für mehr Transparenz und eine bessere Nachvollziehbarkeit aller versendeten Dokumente. Ein Mitarbeitender fasst den Nutzen treffend zusammen:
„Der Arbeits- und Materialaufwand wird geringgehalten – und wir wissen jederzeit genau, welche Anschreiben versandt wurden.” Energie Mittelsachsen GmbH.
Preisanpassungen ohne manuellen Stress
Der entscheidende Aha-Moment stellte sich bei der ersten Preisanpassung ein, die mit der epostbox umgesetzt wurde. Anstelle von manuellem Sortieren, Abgleichen und Kontrollieren lief der Versandprozess erstmals vollständig strukturiert und automatisiert ab. Gerade bei einem hohen Versandvolumen wurde deutlich, welches Potenzial in der digitalen Lösung steckt. Ein Mitarbeitender beschreibt diesen Moment so:
„Die erste Preisanpassung, die wir mit der epostbox umgesetzt haben, war der Moment, in dem klar wurde: Das lohnt sich wirklich. Kein händisches Sortieren mehr – einfach und übersichtlich.“ Energie Mittelsachsen GmbH.
Digitale Entlastung, die überzeugt
Mit der epostbox wurde der Dokumentenversand grundlegend neu aufgestellt. Weniger manuelle Schritte, geringere Kosten und eine deutliche Zeitersparnis sorgen für echte Entlastung im Tagesgeschäft. Aus diesem Grund gehört die Lösung heute fest zum Arbeitsalltag und wird klar weiterempfohlen.
Ihr nächster Schritt:
Lassen Sie sich beraten.
Als digital sherpas begleiten wir Sie auf dem Weg vom klassischen Versand hin zu einem volldigitalisierten Austausch.
