Der Arbeitsalltag im Gesundheitswesen ist geprägt von hoher Verantwortung, Zeitdruck und komplexen Abläufen. Umso wichtiger sind Lösungen, die Mitarbeitende spürbar entlasten. Ein praxisnahes Beispiel dafür liefert die Pro Homine gGmbH. Mit der Einführung der epostbox wurde der Dokumentenversand deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Ein großer Verbund, ein hohes Dokumentenaufkommen

Die Pro Homine gGmbH ist ein Gesundheitsverbund am Niederrhein mit einem Krankenhaus, neun Senioreneinrichtungen, einem Medizinischen Versorgungszentrum, einem Gesundheits- und Reha-Zentrum sowie zwei Servicegesellschaften zwischen Emmerich und Voerde.

Monatlich werden hier zwischen 9.000 und 12.000 Dokumente versendet. Der Großteil entfällt auf klassische Briefkommunikation, etwa Entlassungsberichte für Vor- und Nachbehandler, den Schriftverkehr mit niedergelassenen Ärztinnen und Ärzten sowie den Rechnungsversand aus der Verwaltung.

Zeitintensive Prozesse vor der epostbox

Vor dem Einsatz der epostbox war der Dokumentenversand vollständig manuell organisiert. Dokumente wurden ausgedruckt, kuvertiert, gesammelt und über die interne Hauspost weitergeleitet, bevor sie schließlich bei der Deutschen Post ankamen. Da diese Aufgaben häufig gebündelt erledigt wurden, kam es regelmäßig zu Verzögerungen. Allein in den Sekretariaten konnte dieser Prozess – je nach Briefmenge – bis zu drei Stunden Arbeitszeit pro Woche beanspruchen.

Eine Einführung ohne Hürden

Die Einführung der epostbox verlief überraschend einfach. Bestehende Prozesse mussten nicht verändert werden, sondern wurden lediglich verkürzt. Zusätzliche Schnittstellen, etwa zum Krankenhausinformationssystem, waren nicht notwendig, ebenso wenig entstanden zusätzliche Kosten. Unterstützt wurde der Rollout durch flexible Online-Schulungsangebote, die sich gut in den Arbeitsalltag integrieren ließen.

„Die epostbox ist ein kleines Werkzeug, das den eigentlichen Prozess nicht verändert, sondern ihn einfach deutlich abkürzt“, heißt es bei der Pro Homine gGmbH.

Spürbarer Mehrwert im Arbeitsalltag

Schon kurze Zeit nach dem Start zeigte sich der Nutzen deutlich. In den Sekretariaten lassen sich heute bis zu 80–90 Prozent der bisherigen Versandzeit einsparen. Dokumente erreichen ihre Empfänger schneller, da Sammelprozesse entfallen.

Dank intelligenter Funktionen wie der automatisierten Zusammenführung mehrerer Briefe an einen Empfänger entstehen dabei keine zusätzlichen Kosten. Bereits im dritten Monat nach dem Start wurden rund 3.000 Aufträge elektronisch generiert – obwohl der Rollout schrittweise und abteilungsweise erfolgte.

Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden

Neue Softwarelösungen stoßen im Arbeitsalltag nicht immer auf Begeisterung. Bei der epostbox war das anders. Der Mehrwert wurde schnell sichtbar, die Bedienung ist unkompliziert, und die Lösung wird aktiv genutzt. Besonders positiv wurde wahrgenommen, dass Arbeiten entfallen, die zeitintensiv sind und wenig Mehrwert bieten.

Für die Pro Homine gGmbH fällt das Fazit eindeutig aus. Neben der unmittelbaren Entlastung überzeugt auch der Service, der schnell reagiert und individuelle Lösungen für unterschiedliche Versandanforderungen findet.

„Die epostbox bringt einen unmittelbaren Vorteil mit sich, der unseren Mitarbeitenden das Arbeitsleben nachweislich erleichtert“, sagt die Pro Homine gGmbH.