Immer up to date mit der epostbox
70 bis 90 Prozent Zeitersparnis
beim Briefversand
Kein Problem mehr.
Zwischen 500 und 2.500 Briefe im Monat versenden die Versorgungsbetriebe Kronshagen GmbH – von Terminankündigungen für Zählerwechsel über Schlussrechnungen bis zu Vertragsbestätigungen.
Früher bedeutete das für die Mitarbeitenden vor allem eines: drucken, sortieren, falzen, kuvertieren und frankieren. Heute läuft der Versand über die epostbox. Die Zeitersparnis für die Mitarbeitenden: 70 bis 90 Prozent.
Wenn der Briefversand zum Zeitfresser wird
Die Versorgungsbetriebe Kronshagen sind Netzbetreiber für Strom, Gas, Wasser und Wärme in der Gemeinde Kronshagen bei Kiel und bundesweit als Strom- und Gaslieferant tätig. Mehr als 40 Mitarbeitende sorgen täglich für eine zuverlässige Versorgung.
Entsprechend vielfältig ist der Dokumentenversand. Besonders an Tagen mit mehreren Mahnläufen oder neuen Zählerwechselbenachrichtigungen war der Aufwand hoch. Sechs Mitarbeitende waren regelmäßig in den Versandprozess eingebunden. Dokumente mussten gedruckt, die richtigen Seiten zusammensortiert, gefalzt, kuvertiert und frankiert werden. Bei Vertriebskampagnen kamen zusätzlich Preisblätter, SEPA-Formulare und weitere Unterlagen hinzu.
Und dann waren da noch die kleinen Zeitfresser: leerer Toner, verschmierte Ausdrucke, fehlende Briefumschläge oder das Wiegen an der Frankiermaschine.
Auch aus dem Homeoffice einfach versenden
Mobiles Arbeiten machte den bisherigen Prozess zusätzlich kompliziert. Im Team musste abgestimmt werden, wer im Büro war und den Postausgang übernehmen konnte.
Mit Einsatz der epostbox änderte sich das. Die Einrichtung der Software dauerte nach Angaben des Unternehmens je Arbeitsplatz kaum mehr als fünf Minuten. Nutzer, persönliche Unterschriften und interne Kostenstellen konnten ebenfalls innerhalb weniger Minuten angelegt werden.
Ein besonderer Aha-Moment: Persönliche Unterschriften lassen sich auch im Homeoffice nutzen. Dokumente müssen damit nicht mehr einem Kollegen im Büro zur weiteren Bearbeitung überlassen werden oder bis zum nächsten Präsenztag warten.
70 bis 90 Prozent weniger Zeitaufwand
Heute entfallen viele der manuellen Schritte. Der häufige Gang zum Abteilungsdrucker, das Sortieren und Falzen der Seiten sowie das Kuvertieren gehören nicht mehr zum täglichen Versandprozess. Auch Büromaterial und Toner für die Frankiermaschine müssen kaum noch bestellt werden.
Je nach Anzahl der Dokumente beziffern die Versorgungsbetriebe Kronshagen die Zeitersparnis für die Mitarbeitenden auf 70 bis 90 Prozent. Auch die Buchhaltung profitiert: Sendungen können internen Kostenstellen zugeordnet werden. Das schafft einen genaueren Kostenüberblick und reduziert Rückfrage
Mehr Zeit für Kundenanliegen
Am stärksten zeigt sich der Unterschied dort, wo die gewonnene Zeit heute eingesetzt werden kann:
„Die Mitarbeiter sind sehr froh, dass wir den Prozess des Druckens und Versendens an die epostbox abgegeben haben und nun mehr Zeit für Kundenanliegen haben”, lautet das Feedback der Versorgungsbetriebe Kronshagen GmbH.
Auch Überstunden für das Kuvertieren, Frankieren und Einliefern bei der Post gehören nach Angaben des Unternehmens der Vergangenheit an. Für die epostbox sprachen für die Versorgungsbetriebe insbesondere die unkomplizierte Einrichtung, die schnell erlernbare Bedienung und die umfangreichen Lernvideos. Auch das Abrechnungsmodell nach Anzahl der Sendungen überzeugte.
Ob sie epostbox weiterempfehlen würden?
„Auf jeden Fall”, so die Versorgungsbetriebe Kronshagen GmbH.
500 bis 2.500 Briefe im Monat. Bis zu 90 Prozent Zeitersparnis beim Versand. Und vor allem: mehr Zeit für die Menschen, um die es eigentlich geht.
Ihr nächster Schritt:
Lassen Sie sich beraten.
Als digital sherpas begleiten wir Sie auf dem Weg vom klassischen Versand hin zu einem volldigitalisierten Austausch.
