Die Stadt Nettetal am Niederrhein – mit rund 40.000 Einwohnerinnen und Einwohnern und 580 Mitarbeitenden – verarbeitet täglich eine große Menge an Dokumenten. Gebührenbescheide, Bürgerbüro-Unterlagen, Personal- und Vergabeunterlagen oder Schriftverkehr mit Unternehmen und Behörden: Bis vor Kurzem bedeutete das einen enorm papierlastigen und zeitintensiven Prozess.

Mit der Einführung der epostbox hat Nettetal seinen Postversand erfolgreich digitalisiert. Ein Beispiel, das zeigt, wie moderne Verwaltungsdigitalisierung in der Praxis funktionieren kann.

Die Ausgangssituation: Papier, Aufwand und viele Zwischenschritte

Vor der Digitalisierung liefen alle Versandprozesse manuell: Drucken, Kuvertieren, Frankieren, interne Transportwege und mehrfaches Weiterreichen der Unterlagen. Monatlich kamen so 7.000 bis 8.000 Dokumente zusammen – verteilt auf verschiedene Bereiche und Mitarbeitende.
Der hohe Aufwand bremste Abläufe und band Zeit, die im Tagesgeschäft dringend gebraucht wurde.

‍Der Wechsel auf die epostbox verlief überraschend einfach. Bereits nach wenigen Tagen arbeiteten erste Bereiche produktiv damit, ohne dass sich Mitarbeitende umgewöhnen mussten. Die Lösung fügt sich direkt in bestehende Prozesse ein und digitalisiert den Postversand vollständig.

„Die epostbox integriert sich nahtlos in unseren Alltag. Niemand musste sich umgewöhnen – und trotzdem wurde alles schneller.“ Stadt Nettetal

Der Effekt: Weniger Aufwand, mehr digitale Effizienz

Heute läuft der digitale Postversand in Nettetal standardisiert, transparent und zuverlässig.
Durch den Wegfall manueller Arbeitsschritte spart die Verwaltung täglich mehrere Stunden Arbeitszeit, dazu Kosten für Papier, Toner, Umschläge und Druckerbetrieb. Auch interne Wege entfallen, was zusätzlich entlastet.

Der Versand wird nicht mehr als Störfaktor empfunden – er läuft im Hintergrund, ohne Aufwand oder Verzögerungen.

Ein Schlüsselmoment: Große Versandaktionen ohne großen Aufwand

Die Mitarbeitenden loben die intuitive Bedienung, die klare Nachverfolgbarkeit und die sichere, fehlerfreie Abwicklung aller Sendungen. Besonders die Verbindung zur e-Akte macht das Arbeiten medienbruchfrei.
Neue Kolleginnen und Kollegen verstehen den Versandprozess heute deutlich schneller als früher.

Klare Empfehlung der Stadt Nettetal

Besonders deutlich wurde der Vorteil bei einer großen Versandaktion von mehreren tausend Schreiben mit insgesamt rund 75.000 Seiten. Was früher ein aufwändiges, zeitintensives Projekt gewesen wäre, wurde erstmals vollständig digital und ohne zusätzliche Belastung abgewickelt.

„Wir würden die epostbox zu 100 % weiterempfehlen. Sie reduziert Komplexität, steigert Geschwindigkeit und schafft Freiräume – sofort spürbar und langfristig effizient.“ Stadt Nettetal